HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Van de Vereniging
“Federatie van Clubs van Past Rotarians in Nederland”
Aangenomen in de Algemene Vergadering, vroeger voorzittersvergadering,
op 30 november 1995, 25 februari 1998, 24 februari 1999, 21 februari 2007, 26 februari 2014 en 26 oktober 2016.
Toetreding tot de federatie
Artikel 1
Als acht of meer Rotarians of oud-Rotarians het voornemen hebben een Club van Past Rotarians (CPR) op te richten, delen zij dit aan het bestuur mee. Dit dient schriftelijk te gebeuren onder overlegging van een voorlopige ledenlijst. Ook verklaren de oprichters de statuten, het huishoudelijk reglement en eventuele andere reglementen van de Federatie te aanvaarden.
Het bestuur treedt vóór de erkenning als CPR in oprichting, schriftelijk en eventueel mondeling in overleg met de reeds bestaande CPR(’s) in het desbetreffende gebied (de regio).
Genoemde club(s) zullen binnen een maand schriftelijk reageren om hun gevoelens kenbaar te maken met betrekking tot genoemd initiatief.
Indien het bestuur dit gewenst acht, zal de commissaris clubvorming vervolgens in nader overleg treden met de initiatiefnemers en met CPR’s, die in het desbetreffende gebied leden hebben.
Het bestuur beslist in de eerstvolgende bestuursvergadering, zo mogelijk binnen drie maanden na de aanvraag, over de erkenning als club van Past Rotarians in oprichting (CPR i.o.).
Bij een besluit hierover zullen de belangen van de oprichters en van bestaande CPR’s in de regio zorgvuldig worden afgewogen.
Erkende CPR i.o. worden als zodanig vermeld op de website. Zij ontvangen het mededelingenblad.
Bij een negatief besluit over de toelating als CPR i.o kunnen de oprichters daartegen schriftelijk in beroep gaan bij de algemene vergadering binnen dertig dagen na dagtekening van de in het vorig lid bedoelde beslissing. Een negatief besluit is steeds schriftelijk en beargumenteerd.
De algemene vergadering beslist op het beroep in de eerstkomende vergadering. De beslissing wordt schriftelijk aan de initiatiefnemer(s) medegedeeld. Zij krijgen de gelegenheid hun standpunt in de vergadering toe te lichten. Na een definitief besluit tot afwijzing is het de club niet toegestaan de benaming CPR i.o. of een variant daarop te hanteren.
Zodra het ledental op zestien is gekomen, kan de CPR i.o. verzoeken als lid te worden toegelaten. De aanvraag wordt schriftelijk aan het bestuur gericht en bevat de actuele ledenlijst, onder vermelding van de Rotaryclub(s) van herkomst van de leden.
Deze aanvraag houdt tevens een aanvaarding in van de statuten en reglementen van de Federatie.
Een besluit over toelating wordt aan de CPR i.o. schriftelijk meegedeeld binnen twee maanden nadat de aanvraag door het bestuur is ontvangen.
Het bestuur is bevoegd om een club in oprichting te installeren die het getal van twaalf leden heeft bereikt en aannemelijk kan maken te kunnen voldoen aan door het bestuur te stellen eisen van groei, levensvatbaarheid e.d.
De installatie geschiedt door de voorzitter van de Federatie of zijn plaatsvervanger. De club ontvangt tijdens de installatiebijeenkomst de gebruikelijke Oorkonde van de Federatie.
Aan de hand van Statuten en Huishoudelijk Reglement worden door de algemene vergadering ”Regels” vastgesteld voor clubs van Past Rotarians, aangesloten bij de Federatie.
Past Rotarian van verdienste
Artikel 2
Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering aan iemand die zich op een bijzondere wijze voor de Federatie of haar leden verdienstelijk heeft gemaakt, het predicaat "Past Rotarian van Verdienste" verlenen. Op de website worden die als zodanig vermeld.
Ontzetting uit het lidmaatschap
Artikel 3
Feiten en omstandigheden welke aanleiding kunnen geven tot ontzetting worden door het bestuur eerst met de betrokken CPR besproken.
Een voorstel als bedoeld in het vorige lid wordt schriftelijk en gemotiveerd voorgelegd aan de algemene vergadering.
De betrokken CPR wordt in de gelegenheid gesteld zijn standpunt schriftelijk aan de algemene vergadering voor te leggen en in deze vergadering toe te lichten.
Toezending van de desbetreffende stukken en/of correspondentie aan de leden geschiedt in gesloten. enveloppen.
Contributie en geldmiddelen
Artikel 4
Een CPR, die als lid van de Federatie is toegelaten, is per boekjaar voor het aantal per 1 juli geregistreerde clubleden, de door de algemene vergadering vastgestelde contributie verschuldigd.
Een CPR, die in een boekjaar als lid wordt geïnstalleerd, is in dat boekjaar de door de Algemene Vergadering vastgestelde contributie per clublid verschuldigd voor het resterende aantal maanden volgend op de maand van installatie. De contributie wordt berekend op basis van het aantal clubleden op de dag van installatie.
De contributie voor een geheel jaar blijft verschuldigd wanneer het lidmaatschap van de Federatie in de loop van het clubjaar eindigt.
De contributie dient betaald te zijn binnen dertig dagen na ontvangst van de contributienota.
De vrije financiële reserves van de Federatie mogen niet meer bedragen dan tweemaal het totale jaarbedrag aan contributies.
Algemene vergaderingen
Artikel 5
In de jaarlijkse algemene vergadering komen in ieder geval de volgende onderwerpen aan de orde:
a) |
de notulen van de vorige algemene vergadering; |
b) |
het jaarverslag; |
c) |
de jaarrekening; |
d) |
het verslag van de financiële commissie die de jaarrekening over het verstreken boekjaar heeft gecontroleerd; |
e) |
de financiële stand van zaken in het lopende boekjaar; |
f) |
de begroting voor het komende boekjaar; |
g) |
het voorstel van het bestuur voor de over het komende jaar te heffen contributie; |
h) |
de benoeming van een nieuwe financiële commissie voor het komende jaar; |
i) |
het voorstel décharge te verlenen aan het bestuur; |
j) |
de bekendmaking van de CPR of CPR’s die de federatiedag(en) voor het komende jaar zal/zullen organiseren; |
k) |
de (her)benoeming van bestuursleden; |
l) |
de rondvraag. |
Bestuur
Artikel 6
Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of twee bestuursleden dat wenselijk achten.
De voorzitter bezoekt de leden en aspirant-leden wanneer zij daarom verzoeken of wanneer de voorzitter daartoe zelf het initiatief neemt. Hij mag zich door een ander bestuurslid laten vertegenwoordigen.
De secretaris is verantwoordelijk voor de verslagen van de vergaderingen, het jaarverslag, de correspondentie, het blad (thans Federatie Nieuws), de ledenadministratie en de website.
De penningmeester beheert de financiën en stelt de jaarrekening samen. Deze wordt na goedkeuring door het bestuur en controle door de financiële commissie, ter vaststelling aan de jaarlijkse algemene vergadering voorgelegd. Hij ontwerpt de begroting voor het komende jaar. Na goedkeuring door het bestuur wordt deze ter vaststelling aan de jaarlijkse algemene vergadering aangeboden. De penningmeester legt de in dit lid genoemde stukken vóór één oktober aan het bestuur voor.
Besluitvorming Bestuur
Artikel 7
Besluiten worden door het bestuur genomen met volstrekte meerderheid van het aantal geldige stemmen, voor zover in de wet of in de statuten niet anders is bepaald.
Over zaken wordt mondeling gestemd, over personen kan schriftelijk worden gestemd.
Bij staking van stemmen wordt een voorstel geacht te zijn verworpen.
Indien bij een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft behaald, heeft een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die per persoon de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Indien dan de stemmen staken beslist het lot. Zo nodig wordt door een tussenstemming met volstrekte meerderheid van stemmen uitgemaakt wie voor de herstemming in aanmerking komt. Staken in die stemming de stemmen, dan bepaalt het lot wie voor de herstemming in aanmerking komt.
Blanco en ongeldige stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
Federatiedagen
Artikel 8
Elk jaar worden één of meer federatiedagen gehouden. De organisatie geschiedt in overleg met het bestuur van de Federatie door één of meer clubs.
Indien meer dan één Federatiedag wordt gehouden, zullen deze op verschillende data en in verschillende regio's plaatsvinden.
Voor het bijwonen van een Federatiedag worden in ieder geval uitgenodigd:
a) |
de leden en hun partners van de tot de Federatie toegelaten CPR’s; |
b) |
de leden en hun partners van CPR’s i.o.; |
c) |
gasten die worden voorgedragen door de organiserende club(s). |
De kosten van een Federatiedag worden bestreden uit bijdragen van de deelnemers. Gasten kunnen worden vrijgesteld van een bijdrage, zulks ter beoordeling van de organiserende CPR’s in overleg met het federatiebestuur.
Financiële tekorten worden door de Federatie gedragen, mits het federatiebestuur tevoren schriftelijk akkoord is gegaan met de begroting voor de desbetreffende federatiedag. Financiële overschotten vloeien in de Federatiekas.